Una práctica bastante
extendida a la hora de ponerse a realizar una presentación es directamente
encender nuestro ordenador y empezar a elaborar diapositivas. Aunque esto puede
funcionar para presentaciones muy cortas es claramente ineficiente en la
mayoría de los casos. Esto es así porque al bien poco de haber empezado la
tarea empezaremos a lidiar con cuestiones como “Que fuente de letra utilizo” o
“Qué color pongo de fondo” en lugar de ocuparnos de temas más importantes como
qué temas va a incluir el contenido y cómo estructurarlos. Así que es
interesante reflexionar antes de empezar actuar.
Antes de empezar una
presentación a ciegas o de perdernos en detalles superfluos merece la pena
dedicar un tiempo a reflexionar sobre nuestra tarea.
Realizando las preguntas
adecuadas
Para analizar la tarea de
realizar una presentación es importante centrarse de entrada en los aspectos
claves y dejar el resto para más adelante. Está claro que preguntarse por el
tipo de fuente a utilizar o el color de fondo son aspectos a tener en cuenta
pero no son preguntas clave. Ahora bien, vamos a romper un mito sobre una
pregunta que muchas veces es considerada clave a la hora de abordar una
presentación y NO lo es:
¿Cuántas diapositivas debe
tener la presentación?
Que una presentación sea
exitosa no es una cuestión de cantidad sino de calidad, existen grandes
presentaciones de 15 minutos con más de 100 diapositivas y otras de una hora
sin ninguna diapositiva. A modo de ejemplo en el siguiente video se puede ver
una presentación sobre identidad digital de infinidad de diapositivas que no
dura más de 15 minutos que aunque está en inglés resulta muy visual:
El suicidio de Power Point
Una vez tenemos claro cuales
NO son las preguntas adecuadas vamos a centrarnos en las que SI lo son.
¿Cuál es la motivación y
objetivo de la presentación?
No es lo mismo tener que
presentar un tema teórico en el marco de una asignatura que los resultados de
un trabajo práctico. En el primer caso puede ser interesante, por ejemplo,
acompañar la presentación con un dossier con los detalles de las fórmulas u otros
contenidos que no son aptos para diapositivas mientras que en el segundo
podemos encontrar buenos aliados en los diagramas y los gráficos. En ambos
casos el objetivo es distinto y ello va a marcar el tipo de presentación, por
ello es importante saber antes de nada cuál es nuestro objetivo.
¿Cuál es el mensaje central?
La respuesta a la pregunta
anterior nos enfoca para responder a esta pregunta que es una de las
primordiales. Formulada de otra manera vendría a ser:
¿Si tu audiencia solo fuera
capaz de recordar una idea de la presentación cuál tendría que ser?
Hoy en día todos recibimos
una cantidad de información abrumadora de la que solo procesamos una parte muy
reducida así que nos podemos dar por satisfechos si conseguimos que el público
sea capaz de recordar una idea de la presentación. Esa idea evidentemente debe
representar la esencia de lo que queremos decir y debe ser el mensaje central
sobre el que girará nuestra presentación.
Por ejemplo si estamos
realizando una presentación sobre la teoría de la relatividad podemos contar
muchas cosas, dar ejemplos, hablar sobre la vida de Einstein… Pero donde
tenemos que centrar esfuerzos es en que la gente recuerde lo de E=mc2 y que
entienda su significado
¿De cuánto tiempo
disponemos?
Tal como comentábamos, el
número de diapositivas que debe tener la presentación no es la cuestión, lo que
sí hay que tener en cuenta de cara a limitar la extensión de nuestra exposición
es el tiempo que tenemos asignado para la misma.
A la hora de calcular el
tiempo total de la exposición hay que asignar un cierto tiempo para el turno de
preguntas del público y dejar un cierto margen de seguridad por si nos
extendemos más de lo previsto inicialmente. Es muy importante realizar como
mínimo un ensayo antes del día de la exposición para comprobar que nos
ajustamos al tiempo del que disponemos.
Si tenemos que
realizar una presentación de larga duración debemos entonces procurar cada
cierto tiempo incluir elementos que rompan la monotonía, como interactuar con
el público, contar una anécdota, algún toque de humor…
¿Quién es nuestra
audiencia?
Está claro que hablamos de
forma diferente según a quien nos dirigimos, pues sucede algo parecido a la
hora de realizar una presentación.
El tono y estilo de una
presentación va a ser muy diferente si está realizada por un profesor para sus
alumnos, o si se trata de un alumno que presenta ante un tribunal de profesores
o si la presentación es entre compañeros de clase.
Así pues saber quién es
nuestra audiencia nos ayuda a perfilar el estilo de la presentación pudiéndola
hacer más o menos informal, añadir puntos de humor que conecten con la
audiencia etc.
¿Qué información hay que
incluir?
Normalmente acostumbramos a
incluir en la presentación TODA la información que se va a exponer lo cual es
un error porque, si ya está toda la información, ¿cuál es el valor añadido del
orador más allá de leer el texto de las diapositivas?
Muchas veces menos es más, y
está demostrado que los elementos superfluos que no aportan información solo
sirven para desviar la atención. Así que plantea mejor la pregunta de esta
manera:
¿Qué información se puede
omitir?
Hay que recordar que las
diapositivas son un soporte visual que pueden combinarse con otros elementos
como el uso de pizarras o repartir fotocopias con desarrollos de fórmulas…
Antes de empezar el viaje es
mejor planificar el recorrido
Una vez contestadas las
preguntas clave probablemente ya habrás imaginado un primer esbozo de cómo va a
ser la presentación y en la cabeza te hiervan un montón de ideas para incluir
en las diapositivas. Llegados a este punto se sienten unas ganas irrefrenables
de abrir nuestro programa de hacer presentaciones y ponernos manos a la obra
pero aún no es el momento adecuado.
Antes de empezar a elaborar
diapositivas es necesario tener un esbozo de cómo va a ser la presentación y es
mucho más práctico hacerlo en lápiz y papel porque es más sencillo ir tachando
y añadiendo elementos. Si nos ponemos a hacer diapositivas sin el esbozo es muy
fácil perderse en los detalles de ideas sueltas sin tener un guión general que
las orqueste, por tanto:
¡¡¡AÚN NO ENCIENDAS LA
COMPUTADORA!!!
Redacta una lista con ideas
candidatas
Las ideas igual que vienen
se marchan así que empieza por redactar todas aquellas ideas que se te han ido
ocurriendo y que podrían ser incluidas en la presentación. De hecho este
proceso es bueno empezarlo en la fase de reflexión inicial ya que a medida que
vayas realizando las preguntas clave te irán surgiendo muchas ideas.
Simplemente apúntalas sin juzgarlas, ya realizarás la criba más adelante.
Una vez tengas una lista
bien nutrida de ideas, dedica un tiempo a ordenarlas y categorizarlas y empieza
a filtrar las que no te parezcan adecuadas. Puedes usar diferentes herramientas
para este proceso desde un folio, con lápiz y goma de borrar hasta post-its y
una pizarra o pared. Los post-its son muy interesantes para este proceso porque
permiten ir moviendo y agrupando las ideas de un lado para otro de forma rápida
y nos dan una perspectiva panorámica de todos los elementos.
Si te sientes más cómodo
puedes usar el ordenador pero rápidamente comprobarás que no es la herramienta
más eficiente para este menester. Puedes aplicar cualquier método que conozcas
para optimizar el proceso de generación y categorización de ideas como realizar
un brainstorming, mapas mentales u otras técnicas de creatividad.
Fase de Diseño
"El diseño es el alma
de una creación que expresa en sí mismo la esencia de lo creado"
Steve Jobs
Tal como indica Steve Jobs
(que es uno de los grandes gurús en esto de realizar presentaciones) el diseño
es una de las partes más importantes porque determina como va a percibir el
mensaje nuestra audiencia. Desgraciadamente es una de las partes más descuidadas.
Estamos acostumbrados a
crear las presentaciones como una concatenación de diapositivas que siguen el
patrón de alguna plantilla “prefabricada” y que contienen cantidades excesivas
de texto estructurado en “bullet points”. Para intentar arreglar el entuerto de
vez en cuando las adornamos con algún gráfico y clipart lo cual aun las hace
más recargadas.
Si queremos hacer que
nuestras presentaciones sean memorables tenemos que ser capaces de romper este
cliché. Elaboremos presentaciones que marquen la diferencia y que sean capaces
de sorprender e inspirar a la audiencia en lugar de ser monótonas y aburridas.
Si antes teníamos que
interpretar el papel de un director de cine para crear un StoryBoard ahora
pongámonos en la piel de un diseñador para abordar esta fase de la aventura.
Usar la presentación como
soporte visual, no de texto
Uno de los errores más
comunes en las presentaciones es que no entendemos la finalidad de la
herramienta que estamos utilizando. A menudo utilizamos la presentación como un
soporte de texto que en los peores casos se usa como teleprompter lo cual es
garantía de aburrimiento. En realidad las diapositivas son solo un soporte
visual, el alma de la presentación es y debe ser el orador.
La presentación está
destinada a la audiencia no al orador
La mayoría diseñamos la
presentación para que contenga un resumen de las ideas ( o en el peor de los
casos las ideas sin resumir ) que vamos a ir explicando y así nos sirve de
guión para no perdernos. Esto es muy útil para el orador, pero ¿es necesario
que toda la audiencia vea tu chuleta? Si necesitas notas para no perderte,
úsalas, pero sin mostrarlas a todo el mundo.
Además de lo anteriormente
expuesto existen dos motivos por los que se debe evitar usar la presentación
como si se tratara de un teleprompter
Recibir informaciòn por
diferentes canales genera confusiòn.
La gente lee màs deprisa de
lo que hablas por lo tanto no resultas de utilidad.
Está comprobado que si
recibimos información de forma escrita y oral no podemos procesar ambas a la
vez con lo que acabamos prestando atención únicamente a uno de los dos canales
de información. Si a esto le sumamos el hecho de que las diapositivas se leen
en menos tiempo del que el orador necesita para exponerlas el resultado es que
la audiencia presta atención a las diapositivas en lugar de al orador o en el
peor de los casos a ninguno de los dos.
Hay que tener en cuenta que
la presentación la da el orador, no las diapositivas. Si toda la información ya
está contenida palabra por palabra en ellas, entonces ¿para qué es necesario el
orador? Es por esto que debemos usar la presentación como un soporte visual que
refuerce y remarque el mensaje que estamos dando pero sin robarnos el foco de
atención. Hay que recordar lo que dice John Medina, biólogo molecular, en una
de las brain rules de su libro:
Incluye únicamente una idea
por diapositiva
Alguna vez te has preguntado
cuál es el coste de añadir una diapositiva…. 0$. Entonces ¿porque acumulamos
tanta información por diapositiva en lugar de descomponerla en varias?
Intenta incluir únicamente
una idea por diapositiva. Condensar demasiada información sólo ayuda a perder
la atención de nuestra audiencia.
Si irremediablemente tienes
que incluir varias ideas en la misma diapositiva (intenta evitar los bullet
points) haz que estas aparezcan secuencialmente. El uso de animaciones te puede
ayudar a conseguir que la gente mantenga el foco en la idea actual
Aplica la regla de los
tercios
A la hora de situar
los elementos que van a componer la diapositiva es interesante que no estén
desparramados sino que estén distribuidos uniformemente en el espacio de forma
armónica entre sí.
Para ello es importante que
nuestras diapositivas no se vean sobrecargadas de elementos. Es primordial
dejar espacios en blanco
Un truco que puede resultar
de utilidad es el de aplicar la regla de los tercios. Dicha técnica se utiliza
sobre todo por fotógrafos en la composición de fotografías de paisajes o
retratos.
Para ello divide mentalmente
la diapositiva en 9 cuadrantes idénticos tal como se puede ver en la imagen
anterior. Si te cuesta realizar esta división de forma mental puedes activar la
opción de ver líneas de cuadrícula en tu software de diapositivas (en el
PowerPoint puedes encontrar esta opción dentro del menú Vista).
A partir de aquí intenta que
los distintos objetos que tengas que incluir estén en sintonía con la simetría
que te ofrecen los cuadrantes dibujados. Esto incluye tanto cuadros de texto
como imágenes, gráficos….
Evitar las plantillas
prefabricadas
El uso de una plantilla como
fondo para las diapositivas es una práctica muy extendida a la hora de hacer
presentaciones. La idea es conseguir una cierta homogeneidad en toda la
presentación a la vez que un toque elegante y profesional sin tener que
esforzarnos. Nada más lejos de la realidad. Lo que le da homogeneidad a la
presentación no es que en todas las diapositivas se repita el mismo logo o
banner y una imagen de fondo sino que tenga un estilo propio que esté patente
de principio a fin. Usar una plantilla no da homogeneidad sino monotonía.
Por otra parte todo el mundo
acaba usando las mismas plantillas (ya que vienen de serie cerca de una docena
y son muchos quienes las utilizan ) con lo que ya de entrada se crea la
sensación de estar viendo algo repetido.
Otro inconveniente que tiene
el uso de plantillas es que en la mayoría de las ocasiones dichas plantillas
son muy oscuras o muy recargadas que es precisamente lo opuesto a lo que nos
interesa que es tener claridad y evitar elementos superfluos. Así que no dejes
que tu software defina el estilo por ti, defínelo tú mismo.
Elige bien el tipo y tamaño
de fuente
Cualquier texto que pongamos
en una diapositiva debe poder ser leído incluso desde la última fila de la
sala, de lo contrario estamos discriminando a una parte de los asistentes. Este
es un motivo más para no incluir todo lo que vamos a decir en las diapositivas
ya que las fuentes 16 ó 18 son difícilmente legibles a unos cuantos metros de
distancia.
En cuanto al tipo de fuente
a utilizar hay que encontrar un equilibrio entre originalidad y eficiencia.
Cuando elijas una fuente, evita las que usa todo el mundo (Arial) pero ojo con
usar fuentes no universales. Intenta que la fuente resulte sencilla de leer.
Está comprobado que para
titulares y tamaños grandes de fuente (que es lo que nos aplica) resultan más
fáciles de leer las fuentes sin serifas (sans serif) mientras que para el texto
de documentos ocurre lo contrario. En la imagen de la izquierda puedes ver un
tipo de fuente sin serifas, en el medio uno con serifas y en la derecha las
serifas resaltadas en rojo.
Usa imágenes para ilustrar
tus diapositivas
Recuerda la regla de John
Medina: “El sentido de la vista eclipsa al resto” y aprovéchalo para conseguir
un mayor impacto y atención de tu audiencia. Una buena manera es la de añadir
imágenes a las diapositivas. Da rienda suelta a la creatividad pero con
criterio para que las imágenes tengan concordancia con lo que se expone y no
sean elementos superfluos que están para adornar.
Intenta evitar el uso del
Clipart a toda costa substituyéndolo por imágenes reales ya que el efecto es
muy diferente. Los objetos de clipart tuvieron su auge a principio de los 90
pero ahora ya están muy desfasados. En las siguientes imágenes puedes ver la
diferencia de realizar la misma diapositiva con ClipArt o con una imagen real.
Pero ¿Dónde se pueden
conseguir imágenes que sean consistentes con nuestras diapositivas y que además
tengan una licencia que nos permita usarlas sin problemas?
Existen alternativas de pago
en las que por un precio no muy elevado se pueden conseguir imágenes pero la
realidad es que poca gente quiere pagar por conseguir imágenes. Una de las
mejores fuentes de imágenes gratuitas es flickr, donde millones de usuarios
cuelgan sus fotografías, muchos de ellos con licencias Creative Commons.
El problema es que buscar
imágenes a través de flickr puede resultar una tarea tediosa. Para solucionar
esto existen buscadores como compfight que de un solo plumazo nos muestran
muchas más fotografías tal como se puede ver en este ejemplo:
tarea+final.jpg)
